各處室、系部：

為確保學院檔案歸檔工作及時有效開展，根據《高等學校檔案管理辦法》《福州英華職業(yè)學院檔案管理辦法（修訂）》等文件的要求，學院由院辦組織各部門按規(guī)范要求移交檔案至學院檔案室。結合工作實際，第一階段擬歸檔2019年至2020年兩個年度的檔案，相關工作通知如下：

1.本學期結束前，安排院辦、教務處向學院檔案室移交本部門檔案材料。其他處室、系部于下學期開學第二周（9月9日）前，向學院檔案室移交部門相關檔案材料，請各部門提前做好準備工作。

2.各部門在向學院檔案室移交檔案時，需提交《檔案移交登記表》（紙質版一式兩份，excel格式電子版，詳見附件1），該表格需標明移交日期、移交人等信息，紙質版需加蓋部門公章。

3.學院檔案室根據《檔案移交登記表》接收材料，同時查驗電子文件，經檢查無誤后簽字確認，并退回一份《檔案移交登記表》給移交部門（用于留底備查）。

4、各處室、系部借閱檔案需填寫《檔案調閱申請表》辦理調閱手續(xù)（詳見附件2）。

5.在歸檔過程中如有疑問，請各處室、系部檔案專員與學院檔案室聯系（聯系人：黃祖君 聯系電話：18050380815）。

附件：1.檔案移交登記表

         2.檔案調閱申請表

                         福州英華職業(yè)學院

                          2022年6月24日