各處室、系部：

為確保學(xué)院檔案歸檔工作及時(shí)有效開展，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》《福州英華職業(yè)學(xué)院檔案管理辦法（修訂）》等文件的要求，學(xué)院由院辦組織各部門按規(guī)范要求移交檔案至學(xué)院檔案室。結(jié)合工作實(shí)際，第一階段擬歸檔2019年至2020年兩個(gè)年度的檔案，相關(guān)工作通知如下：

1.本學(xué)期結(jié)束前，安排院辦、教務(wù)處向?qū)W院檔案室移交本部門檔案材料。其他處室、系部于下學(xué)期開學(xué)第二周（9月9日）前，向?qū)W院檔案室移交部門相關(guān)檔案材料，請(qǐng)各部門提前做好準(zhǔn)備工作。

2.各部門在向?qū)W院檔案室移交檔案時(shí)，需提交《檔案移交登記表》（紙質(zhì)版一式兩份，excel格式電子版，詳見(jiàn)附件1），該表格需標(biāo)明移交日期、移交人等信息，紙質(zhì)版需加蓋部門公章。

3.學(xué)院檔案室根據(jù)《檔案移交登記表》接收材料，同時(shí)查驗(yàn)電子文件，經(jīng)檢查無(wú)誤后簽字確認(rèn)，并退回一份《檔案移交登記表》給移交部門（用于留底備查）。

4、各處室、系部借閱檔案需填寫《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》辦理調(diào)閱手續(xù)（詳見(jiàn)附件2）。

5.在歸檔過(guò)程中如有疑問(wèn)，請(qǐng)各處室、系部檔案專員與學(xué)院檔案室聯(lián)系（聯(lián)系人：黃祖君 聯(lián)系電話：18050380815）。

附件：1.檔案移交登記表

         2.檔案調(diào)閱申請(qǐng)表

                         福州英華職業(yè)學(xué)院

                          2022年6月24日